3.4. Регистрация и направление на исполнение документов, поступающих на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области
3.4.1. Регистрация документов, поступивших на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области, производится в управлении по документообороту. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 12).
В день поступления бумажный или электронный документ регистрируется в системе электронного документооборота (в электронную карточку вносятся реквизиты документа, прикладывается электронный документ или электронный образ документа). Не подлежат сканированию документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с грифом "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "СЭДД АВО" не менее 5 лет.
3.4.2. Зарегистрированный документ, поступивший на имя Губернатора области, направляется на рассмотрение Губернатору области или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности, через руководителя секретариата Губернатора области на бумажном носителе и посредством "СЭДД АВО".
После наложения резолюции Губернатором области, в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности, или по поручению Губернатора области руководителем секретариата Губернатора области документ на бумажном носителе возвращается в управление по документообороту. В электронной карточке документа создаются резолюции (поручения на исполнение).
Документы, не подлежащие сканированию в соответствии с пунктом 3.4.1 настоящей Инструкции, передаются на исполнение в секретариат первого заместителя, заместителя Губернатора области, структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области - ответственному исполнителю под роспись в регистрационной карточке (приложение N 13), хранящейся в управлении по документообороту. Ответственный исполнитель подготавливает копии документов, содержащих персональные данные, и направляет их на бумажном носителе соисполнителям в течение одного дня со дня их получения.
Ошибочно поступивший в секретариат заместителя Губернатора области, структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области документ незамедлительно с соответствующей отметкой возвращается в управление по документообороту.
(п. 3.4.2 в ред. распоряжения администрации Владимирской области от 11.08.2020 N 635-р)
3.4.3. Зарегистрированный документ, поступивший на имя заместителя Губернатора области, на бумажном носителе и посредством "СЭДД АВО" направляется на рассмотрение адресату. После рассмотрения документа заместителем Губернатора области в электронную карточку вносятся резолюции (заместителем Губернатора области или по его поручению - сотрудником секретариата, ответственным за работу с документами). Документ с регистрационным штампом и электронная карточка посредством "СЭД АВО" передается в структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области, являющийся ответственным за исполнение документа. Соисполнителям по документу направляется электронная карточка документа.
Ошибочно поступивший в структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области документ незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в секретариат заместителя Губернатора области, направивший документ.