4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в управлении по документообороту, из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются федеральные нормативные правовые акты, указы Губернатора области, постановления администрации области, распоряжения администрации области по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение Губернатора области, его первых заместителей и заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства области, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении по документообороту.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации области, могут регистрироваться в структурных подразделениях администрации области.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются управлением по документообороту или в структурных подразделениях администрации области или органах исполнительной власти области, осуществляющих их прием и передачу.
Исходящие документы, адресованные в вышестоящие и сторонние организации, исполненные на бланках администрации области регистрируются только в управлении по документообороту.
4.1.6. Документы регистрируются в "СЭДД АВО".
4.1.7. Документу-ответу присваивается регистрационный номер соответствующего входящего документа.