11.3. Организация оперативного хранения документов
11.3.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Владимирской области дела хранятся по месту их формирования или в хранилище администрации области.
Руководители структурных подразделений администрации области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в хранилище администрации области.
11.3.2. Выдача дел структурным подразделениям администрации области производится с разрешения начальника управления по документообороту. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписей в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора области или руководителя аппарата по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.