3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.6.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, а также посредством системы электронного документооборота и делопроизводства администрации области "СЭДД АВО".
3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением по документообороту, а также органами исполнительной власти области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса или рассылки.
Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
3.6.3. Служебная корреспонденция структурных подразделений администрации области отправляется через управление по документообороту и передается на отправку до 14 часов.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, в случае поступления корреспонденции после 14 часов - не позднее следующего рабочего дня.
В случае, если зарегистрированный документ сдается на отправку позднее 14 часов следующего рабочего дня относительно даты регистрации, на 2 экземпляре документа ставится отметка: "Документ сдан в управление по документообороту для отправки адресату в ____________ (время) __________ (дата)", которая заверяется подписью исполнителя (с расшифровкой) или лица, ответственного за делопроизводство.
Дополнительная рассылка документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по документообороту.
3.6.4. Отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляется структурными подразделениями администрации области и органами исполнительной власти области самостоятельно с учетом следующих требований:
- объем передаваемого факсимильной связью документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области;
- факсограммы и электронные письма на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Оригиналы документов после передачи возвращаются исполнителем ответственному за делопроизводство с отметкой о времени отправки.