12.2. Подготовка и передача документов в хранилище администрации области
12.2.1. В хранилище администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
12.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в хранилище администрации области не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
12.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в хранилище администрации области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в хранилище администрации области сотрудником управления по документообороту предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения администрации области обязаны устранить.
12.2.5. Прием каждого дела производится сотрудником управления по документообороту в присутствии работника структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника управления по документообороту и лица, передавшего дела.
12.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в хранилище администрации области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.