3.3. Прием и обработка документов
3.3.1. Документы, поступающие в администрацию области, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области осуществляются работниками управления по документообороту.
Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя руководителя структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области осуществляются работниками, ответственными за работу с документами в структурном подразделении администрации области или органе исполнительной власти области.
Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя либо при несоответствии дат, указанных в тексте документа, и дат доставки, конверт прилагается к документу.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах.
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении по документообороту, другой приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю.
Конверты, в которых поступили документы, подлежат уничтожению по истечении недельного срока.
Письменные обращения граждан, поступившие на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области на бумажных носителях, направляются в управление по работе с обращениями граждан в аппарате администрации области (далее - управление по работе с обращениями граждан).
(в ред. распоряжения администрации Владимирской области от 11.08.2020 N 635-р)
Обращения граждан, поступившие на имя руководителя структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, обрабатываются в соответствии с данной Инструкцией и Федеральным законом 59-ФЗ.
Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по принадлежности в течение рабочего времени в день их поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются незамедлительно.
Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются исполнителям под роспись с указанием даты в специальном журнале.
Поступившая корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.