11.1. Работа с обращениями граждан в Комитете осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), иных федеральных законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Санкт-Петербурга, регулирующих правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, и настоящего Регламента.
11.2. В Комитет (структурные подразделения) поступают следующие виды обращений (далее - обращения) граждан: предложения, заявления, жалобы в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения, в том числе обращения, связанные с регистрацией актов гражданского состояния (запросы на высылку свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, копий записей актов гражданского состояния и др.).
11.3. Делопроизводство по обращениям граждан, поступающим в приемную председателя Комитета (по адресу: ул.Таврическая д.39, Санкт-Петербург, 191015), ведется отдельно от других видов делопроизводства лицом, на которое в соответствии с его должностным регламентом возложено делопроизводство по обращениям граждан.
11.4. Регистрация обращений, поступивших в Комитет, производится в информационной системе документооборота.
11.5. Поступившие в Комитет обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, направляются не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации в соответствующие исполнительные органы по принадлежности для разрешения вопросов и ответа авторам с одновременным извещением об этом авторов обращений.
11.6. Лицо, на которое в соответствии с его должностным регламентом возложено делопроизводство по письменным обращениям граждан в Комитете, несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее государственным гражданским служащим, работникам Комитета и заявителям по их запросам.
11.7. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в структурное подразделение Комитета или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
11.8. Обращения граждан и организаций, поступившие непосредственно в структурные подразделения Комитета: Отделы записи актов гражданского состояния районов, в Сектора записи актов гражданского состояния Курортного и Кронштадтского районов, в Отделы регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцы бракосочетания N 1, 2, 3, 4, в Отдел регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворец "Малютка", в Отдел регистрации актов гражданского состояния о смерти, в отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.
11.9. Делопроизводство по обращениям, поступившим в структурные подразделения Комитета, возлагается на уполномоченных государственных гражданских служащих в соответствии с должностным регламентом.
11.10. Все поступившие в Комитет (структурные подразделения) обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления. Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации и составляет 30 дней.
11.11. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
11.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
11.13. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Комитет вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
11.14. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
11.15. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
11.16. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно (более двух раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направленные обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
11.17. В случае если на обращении поставлен штамп "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", обращение при ответе подлежит возврату.
11.18. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется автор обращения.
11.19. Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.
В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет соответствующую справку.
11.20. Ответ на обращение должен содержать:
информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено;
информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;
информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;
аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.
11.21. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.
11.22. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются лицу, на которое в соответствии с его должностным регламентом возложено делопроизводство по письменным обращениям граждан в Комитете.