8.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений Комитета и других организаций председатель и заместитель председателя Комитета проводят:
- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета - ежемесячно в первую среду;
- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета и представителями других организаций - ежемесячно в третью среду;
- выездные совещания с участием руководителей всех структурных подразделений Комитета - по мере необходимости.
8.2. По мере необходимости руководители Отдела правового и методического обеспечения регистрации актов гражданского состояния, отдела информационных систем и информационной безопасности, Отдела по вопросам государственной службы и кадров, Финансово-бухгалтерского отдела, Отдела закупок, Юридического отдела Комитета проводят совещания с руководителями и государственными гражданскими служащими районных отделов и секторов ЗАГС, Отделов регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцов бракосочетания N N 1, 2, 3, 4, Отдела регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворца "Малютка", Отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов, Отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти.
8.3. Оповещение участников совещания, направление при необходимости в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных обеспечивает структурное подразделение Комитета, ответственное за подготовку совещания.
8.4. Протоколы совещаний с руководителями структурных подразделений, выездных совещаний и совещаний с представителями других организаций ведет государственный гражданский служащий или работник, определенный председателем Комитета. Протокол должен быть оформлен в течение пяти рабочих дней. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на соответствующем совещании, и государственным гражданским служащим или работником, составлявшим протокол.