6.1. Заседания ТК 163 проводит по мере возникновения необходимости, но не реже двух раз в год. Необходимость проведения заседаний ТК 163 (за исключением организационного) определяют полномочные члены ТК 163 по предложению национального органа по стандартизации, председателя, заместителей председателя или ответственного секретаря ТК 163 или одного из членов ТК 163, которое должно быть подано на бумажном носителе непосредственно в секретариат ТК 163 или направлено почтой либо в электронной форме.
В исключительных случаях, требующих принятия срочного решения, заседания могут созываться во внеочередном порядке с учетом извещения членов ТК 163 за 24 часа до даты заседания (голосования).
6.2. Для определения возможности проведения заседания ТК 163 в очном режиме секретариат ТК 163 организует голосование членов ТК 163 по переписке в Интернете не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты поступления в секретариат ТК 163 соответствующего предложения от национального органа по стандартизации, председателя, заместителей председателя или ответственного секретаря ТК 163 или одного из членов ТК 163. Заседание ТК 163 в очном режиме проводят, если за это проголосовало не менее 75% полномочных членов ТК 163 (от списочного состава). При этом члены ТК 163, проголосовавшие за проведение заседания, должны принять участие в данном заседании. В остальных случаях заседание ТК 163 проводят в заочном режиме.
6.3. Секретариат ТК 163 извещает всех членов ТК 163 о дате и месте проведения заседания в очном режиме и рассылает повестку заседания (или размещает ее на своем сайте) не позднее чем за 20 календарных дней до начала заседания.
6.4. Для участия в заседании в очном режиме член ТК 163 назначает своего полномочного представителя или формирует делегацию и назначает руководителя делегации, который имеет право голосовать от имени организации. Информацию об участниках заседания ТК 163 направляют в секретариат ТК 163 не менее чем за 10 дней до начала заседания.
Участие в заседании ТК 163 в очном режиме не требует каких-либо организационных взносов. Расходы по представлению помещения и созданию иных условий для проведения заседания несет организация, ведущая секретариат ТК 163.
6.5. Заседание ТК 163 в очном режиме проводит председатель ТК 163, а при необходимости, по поручению председателя ТК 163 - один из заместителей председателя ТК 163 или ответственный секретарь ТК 163. В случае, когда председатель ТК 163, его заместители и ответственный секретарь комитета не могут вести заседание, их замещает лицо, назначаемое национальным органом по стандартизации.
6.6. Кворум для проведения заседания ТК 163 в очном режиме составляет 1/2 списочного состава полномочных членов ТК 163. При отсутствии кворума решение по любому вопросу может быть проведено в заочном режиме.
6.7. В обязанности лица, ведущего заседание ТК 163 в очном режиме, входит обеспечение права каждого участника на изложение своей точки зрения.
6.8. Участникам заседания ТК 163 в очном или заочном режиме рекомендуется прилагать все усилия, чтобы решения заседания, особенно по организационным вопросам, были приняты на основе консенсуса членов ТК 163, принявших участие в заседании. Если его невозможно достигнуть, то должны быть соблюдены критерии голосования, установленные в п.6.9 настоящего Положения.
6.9. Решения ТК 163 по всем рассматриваемым вопросам рекомендуется принимать на основе консенсуса с учетом интересов всех членов ТК 163. Если его невозможно достигнуть, то решение принимают квалифицированным большинством голосов полноправных членов ТК 163 (не менее 2/3 от принявших участие в голосовании и за исключением воздержавшихся при голосовании). При этом в голосовании не может участвовать член ТК, который является разработчиком рассматриваемого проекта или исполнителем перевода международного стандарта на русский язык.
6.10. При необходимости рассмотрения на заседании ТК 163 в очном или заочном режиме проектов стандартов и изменений рекомендуется проводить перед началом заседания собрания рабочих групп из представителей заинтересованных членов ТК 163 для обсуждения каждого проекта и выработки мнения по нему, чтобы непосредственно на заседании принять по ним окончательное решение.
6.11. Перед процедурой принятия решений секретариат ТК 163 в очном или заочном режиме обеспечивает всех полномочных представителей (делегации) проектами решений. Если в ходе обсуждения в проект решения внесено изменение, то лицо, ведущее заседание, оглашает окончательный вариант, выносимый на голосование, и предоставляет возможность всем полномочным представителям (делегациям) внести в текст решения необходимые поправки.
6.12. На заседании комитета в очном режиме по обсуждению проектов стандартов, изменений к ним, сводов правил и технических регламентов могут присутствовать и выступать представители заинтересованных организаций, которые не позднее чем за 10 дней до проведения заседания подали заявку на участие в этом заседании. При этом правом голосования по принятию решений ТК 163 обладают только полномочные члены ТК 163.
6.13. Во время голосования на заседании ТК 163 в очном или заочном режиме каждому полномочному члену ТК 163 принадлежит один голос вне зависимости от состава присутствующей на данном заседании делегации этого члена ТК 163. В голосовании по проекту стандарта (изменений к нему, свода правил и технического регламента) не может принимать участие организация, которая является разработчиком этого проекта. На организационном заседании ТК 163 правом голоса обладают все кандидаты в члены ТК 163, включая организацию, которой предложено ведение секретариата ТК 163.
6.14. На заседании ТК 163 в очном режиме ведут протокол, в котором указывают:
дату и место проведения данного заседания;
список присутствующих лиц с информацией об организациях и органах государственной власти, которых эти лица представляют;
повестку заседания;
вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;
принятые решения.
Аналогичный протокол оформляют при проведении заседания ТК 163 в заочном режиме.
Протокол заседания ТК 163 подписывают лицо, ведущее это заседание, и лицо, выполняющее функции секретаря заседания.
В случае разногласий членов ТК 163 по какому-либо вопросу оформляют ведомость голосования, которую подписывают полномочные представители (руководители делегаций) всех полномочных членов ТК 163, присутствующих на заседании.
6.15. Принявшими участие в заседании, проводимом в форме заочного голосования, считаются члены ТК 163, решения которых получены до даты и времени окончания их приема, указанной в извещении о проведении заседания ТК 163. В случае если члены ТК 163 были извещены о времени его проведения, но решения от них не поступили в установленный срок, они считаются проголосовавшими за принятие соответствующего решения.
6.16. Протокол заседания ТК 163 в очном или заочном режиме в течение 10 календарных дней со дня его проведения рассылают всем членам ТК 163 и иным заинтересованным лицам, которые присутствовали на данном заседании.