ГЛР представляет собой систематизированный свод документированной документации о лесах, об их использовании, охране, защите, воспроизводстве, о лесничествах (статья 91 ЛК РФ).
(в ред. постановления Губернатора ЯНАО от 04.07.2019 N 90-ПГ)
Функции по ведению ГЛР и предоставлению выписок из него в отношении лесов, расположенных в границах территории ЯНАО, за исключением информации, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа), осуществляет отдел лесного планирования и учета управления лесного хозяйства департамента.
(в ред. постановления Губернатора ЯНАО от 13.10.2022 N 132-ПГ)
В ЯНАО организована двухуровневая система ведения ГЛР по принципу:
верхний уровень - ведение ГЛР в отношении лесов, расположенных в границах территории ЯНАО, осуществляется отделом лесного планирования и учета управления лесного хозяйства департамента;
(в ред. постановления Губернатора ЯНАО от 13.10.2022 N 132-ПГ)
нижний уровень - ведение ГЛР в отношении лесов, расположенных в границах соответствующего лесничества (в рамках этой работы осуществляется сбор и обработка информации для внесения в ГЛР в отношении лесов, расположенных в границах лесничеств), осуществляется 5 территориальными отделами - лесничествами.
Приказом департамента от 03 сентября 2014 года N 937 в должностные регламенты начальников отделов - лесничих отделов департамента включены полномочия по утверждению актов о внесении документированной информации в ГЛР, актов об изменении документированной информации ГЛР и актов несоответствия данных ГЛР натурному обследованию.
Акты хранятся на бумажном носителе вместе с ежеквартальными и годовыми формами ГЛР, измененные данные заносятся в ГЛР.
Изменения в лесоустроительные материалы вносятся отделами лесничеств. Измененные данные поступают в департамент при формировании учета лесного фонда ежегодно.
Оцифровка материалов лесоустройства осуществляется во время проведения лесоустройства. Материалы лесоустройства за предыдущий период действия лесного плана оцифрованы.
В составе департамента 9 должностных лиц осуществляют ведение ГЛР, 4 из них должностных лица, находящихся в штате департамента, 5 - в штате лесничеств.