10. Определение сроков хранения с помощью настоящего Перечня производится путем отнесения подлежащих экспертизе материалов к соответствующим статьям его.
При определении сроков хранения документальных материалов надо учитывать также специальные оговорки, указанные в графе "Примечания".
При отыскании нужной статьи по оглавлению Перечня необходимо руководствоваться принадлежностью материалов к тому или иному кругу вопросов, составляющих раздел Перечня.
При пользовании Перечнем следует обращаться не только к тому разделу, название которого совпадает с основным направлением деятельности управления (отдела, организации, предприятия), но использовать и др., разделы, документация которых отражает общие для всех подразделений вопросы.
11. Отбор документальных материалов на постоянное и временное хранение и определение материалов, подлежащих уничтожению, производится экспертными комиссиями, назначаемыми приказами руководителей органов лесного хозяйства.
В состав экспертной комиссии должны входить: начальник канцелярии, заведующий архивом, или лицо, ответственное за архив, и наиболее квалифицированные работники, способные правильно определить научное и практическое значение документальных материалов.
В состав экспертной комиссии Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР, экспертных комиссий министерств, государственных комитетов лесного хозяйства союзных республик по согласованию с архивными органами могут включаться представители соответствующего государственного архива.
Экспертные комиссии в своей работе руководствуются настоящим Перечнем, а также правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и соответствующих архивных органов на местах.
12. Экспертная комиссия ежегодно (по окончании года) производит отбор документальных материалов на хранение и уничтожение одновременно по всем структурным подразделениям учреждения.
Отбор документальных материалов на постоянное и временное хранение производится в соответствии с действующими "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (глава III).
13. Определение научной, исторической и практической ценности материалов экспертная комиссия производит путем полистного просмотра каждого дела, подлежащего оценке.
Определение ценности материалов и установление сроков хранения только по описям или надписям на обложках дел не разрешается.
14. Сроки хранения дел, содержащих документы различной значимости, устанавливаются по документам, имеющим наибольшую ценность.
Если в практике работы встретятся документы, которые не предусмотрены Перечнем, то сроки хранения их определяются путем непосредственной оценки экспертной комиссией.
15. Дела, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в главе IV упомянутых правил.
16. Описи на материалы (дела) постоянного хранения составляются в 4-х экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и утверждаются руководителями учреждения, затем два экземпляра этих описей направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа. Один экземпляр описи, утвержденный ЭПК архивного органа, возвращается учреждению, а другой - передается в Государственный архив в качестве контрольного, по которому будет впоследствии производиться прием документальных материалов на государственное хранение.
17. После утверждения архивным органом описей на материалы постоянного хранения учреждениям, организациям и предприятиям лесного хозяйства разрешается производить уничтожение документальных материалов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, без согласования с архивными органами.
Этот порядок может распространяться и на документы, имеющие по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", если при утверждении указанных описей ЭПК архивного органа предоставит учреждению право уничтожать и материалы временного хранения с отметкой ЭПК.
18. Уничтожение документальных материалов временных сроков хранения оформляется актами установленной формы, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем учреждения.
После утверждения акта руководством учреждения, материалы, подлежащие уничтожению, сдаются заготовительным конторам "Главвторсырье", или непосредственно на бумагоперерабатывающие фабрики для переработки.
19. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивными органами описей материалов постоянного хранения, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения материалов влечет за собой, согласно Положению о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 года N 914, ответственность в установленном законом порядке.
20. Документальные материалы, кроме материалов по личному составу, образующиеся непосредственно в лесничествах, лесопунктах, ремонтных заводах и ремонтных мастерских, хранятся до минования в них надобности, или 10 лет, а затем уничтожаются по акту без согласования с архивными органами, поскольку основные документы о деятельности этих подразделений хранятся в фондах вышестоящих организаций.
Без согласования с архивными органами разрешается также уничтожать копии и дубликаты (при наличии подлинников) документальных материалов.
Копии технических документов (светокопии, синьки), изготовленные до 1964 года, без санкции архивных органов уничтожать не разрешается.
21. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляется архивом Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР, Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР) и соответствующими республиканскими и местными архивными учреждениями.
Электронный текст документа