1. Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов разработан в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. N 914 и Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий.
2. Перечень служит целям охраны документальных материалов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, а также имеющих практическое значение в течение сроков, установленных настоящим Перечнем, поэтому сроки хранения, установленные им, являются обязательными.
3. Настоящий Перечень распространяется не только на материалы, законченные производством и сданные в архив, но и на дела текущего делопроизводства.
4. Перечень служит также руководством для экспертных комиссий (ЭК) при проведении экспертизы научной и практической ценности документальных материалов органов лесного хозяйства и может быть использован при составлении номенклатур дел.
Перечень не содержит конкретных заголовков единиц хранения, а дает только перечисления категорий и видов документальных материалов. Поэтому при составлении номенклатуры дел из перечня берутся только формулировки вопросов и названия документов, которые должны дополняться другими признаками заведения дел (корреспондентским, географическим и др.), например, "Отчеты Ленинградского НИИ о выполнении плана научно-исследовательских работ".
5. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в отдельных случаях в графе сроков хранения означает, что среди материалов данной категории могут быть такие, которые имеют научно-историческую ценность, поэтому они должны быть тщательно просмотрены экспертной комиссией и оставлены на постоянное хранение.
6. Снижение сроков хранения документальных материалов, установленных настоящим Перечнем, не разрешается.
Материалы, не утратившие практического значения, но срок хранения которых по Перечню истек, могут быть оставлены на хранение до минования в них надобности.
7. Исчисление сроков хранения документальных материалов производится с 1 января следующего (после окончания материалов делопроизводством) года. Например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1968 году, начнется с 1 января 1969 года.
Для документальных материалов по личному составу, которым установлен срок хранения 75 л. ЭПК-в, исчисление сроков хранения производится с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "в". Продолжительность хранения такого дела должна равняться разности 75 л-в, где "в" - возраст данного лица к моменту окончания его личного дела.