УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного
комитета лесного хозяйства
Совета Министров СССР
В.Рубцов
1 августа 1969 года
Заместитель начальника
Главного архивного управления
при Совете Министров СССР
Л.Яковлев
7 августа 1969 года
ОДОБРЕН
Центральной экспертно-проверочной
комиссией Главного архивного управления
при Совете Министров СССР
23 мая 1969 года
____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации на основании
приказа Минпромторга России от 30 апреля 2020 года N 1399
____________________________________________________________________
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
Указания по применению "Перечня документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов"
I. Общие положения
1. Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов разработан в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. N 914 и Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий.
2. Перечень служит целям охраны документальных материалов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, а также имеющих практическое значение в течение сроков, установленных настоящим Перечнем, поэтому сроки хранения, установленные им, являются обязательными.
3. Настоящий Перечень распространяется не только на материалы, законченные производством и сданные в архив, но и на дела текущего делопроизводства.
4. Перечень служит также руководством для экспертных комиссий (ЭК) при проведении экспертизы научной и практической ценности документальных материалов органов лесного хозяйства и может быть использован при составлении номенклатур дел.
Перечень не содержит конкретных заголовков единиц хранения, а дает только перечисления категорий и видов документальных материалов. Поэтому при составлении номенклатуры дел из перечня берутся только формулировки вопросов и названия документов, которые должны дополняться другими признаками заведения дел (корреспондентским, географическим и др.), например, "Отчеты Ленинградского НИИ о выполнении плана научно-исследовательских работ".
5. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в отдельных случаях в графе сроков хранения означает, что среди материалов данной категории могут быть такие, которые имеют научно-историческую ценность, поэтому они должны быть тщательно просмотрены экспертной комиссией и оставлены на постоянное хранение.
6. Снижение сроков хранения документальных материалов, установленных настоящим Перечнем, не разрешается.
Материалы, не утратившие практического значения, но срок хранения которых по Перечню истек, могут быть оставлены на хранение до минования в них надобности.
7. Исчисление сроков хранения документальных материалов производится с 1 января следующего (после окончания материалов делопроизводством) года. Например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1968 году, начнется с 1 января 1969 года.
Для документальных материалов по личному составу, которым установлен срок хранения 75 л. ЭПК-в, исчисление сроков хранения производится с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "в". Продолжительность хранения такого дела должна равняться разности 75 л-в, где "в" - возраст данного лица к моменту окончания его личного дела.
II. Структура перечня
8. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы.
Формулировки статей в Перечне даны по предметно-вопросному и номинальному признакам. В формулировках статей Перечня указаны вопросы и разновидности документов. Сохраненный в ряде случаев в качестве номинального признака термин "материалы" предусматривает объединенные вместе документы по одному вопросу (докладные записки, акты, справки, объяснения, протоколы, стенограммы, отчеты, сводки, заключения и др.).
9. Сроки хранения документальных материалов в Государственном комитете лесного хозяйства Совета Министров СССР и органах его системы строго дифференцированы по звеньям.
К первому звену отнесен Государственный комитет лесного хозяйства Совета Министров СССР.
Ко второму - государственные комитеты и министерства лесного хозяйства союзных республик, а также учреждения и организации лесного хозяйства, непосредственно подчиненные Государственному комитету лесного хозяйства Совета Министров СССР (научно-исследовательские и проектные институты, научно-исследовательские лесные опытные станции, Всесоюзное объединение "Леспроект", Всесоюзная лесосеменная станция, Загорская лесная машиноиспытательная станция и Центральное бюро научно-технической информации).
К третьему - министерства лесного хозяйства автономных республик, областные (краевые, АССР) управления лесного хозяйства, тресты, научно-исследовательские институты, непосредственно подчиненные союзно-республиканским органам лесного хозяйства, экспедиции Всесоюзного государственного проектно-изыскательского института Союзгипролесхоз и лесоустроительные предприятия и конторы Всесоюзного объединения "Леспроект".
К четвертому - лесхозы, лесхоззаги, леспромхозы, лесокомбинаты, мехлесхозы, химлесхозы, ремонтные заводы, лесомелиоративные, зональные лесосеменные станции, учебные заведения и подчиненные научно-исследовательским институтам лесные опытные станции, производственно-экспериментальные и опытно-производственные мастерские, лесные питомники.
Для документальных материалов, образующихся в деятельности лесничеств, лесопунктов, мастерских и других подразделений предприятий лесного хозяйства, не сдающих материалы в государственные архивы, специального звена в Перечне не предусмотрено. При определении сроков хранения указанных материалов следует руководствоваться соответствующими статьями четвертого звена (графа 6) настоящего Перечня.
Однако документальные материалы, предусмотренные ст.ст.15, 32, 35, 41, 472, 490, 661 Перечня хранятся в этих предприятиях не постоянно, а до минования надобности, а документальные материалы, предусмотренные ст.ст.: 31, 38, 63а, 67а, 95б, 121б, 122б, 124, 125а, 272б, 273, 315, 316, 320а, 335, 336, 468б, 494б, 559б, 581, 641, 643, 644, 645, 648, 649, 651, 653 вместо постоянного срока хранятся десять лет.
III. Применение Перечня
10. Определение сроков хранения с помощью настоящего Перечня производится путем отнесения подлежащих экспертизе материалов к соответствующим статьям его.
При определении сроков хранения документальных материалов надо учитывать также специальные оговорки, указанные в графе "Примечания".
При отыскании нужной статьи по оглавлению Перечня необходимо руководствоваться принадлежностью материалов к тому или иному кругу вопросов, составляющих раздел Перечня.
При пользовании Перечнем следует обращаться не только к тому разделу, название которого совпадает с основным направлением деятельности управления (отдела, организации, предприятия), но использовать и др., разделы, документация которых отражает общие для всех подразделений вопросы.
11. Отбор документальных материалов на постоянное и временное хранение и определение материалов, подлежащих уничтожению, производится экспертными комиссиями, назначаемыми приказами руководителей органов лесного хозяйства.
В состав экспертной комиссии должны входить: начальник канцелярии, заведующий архивом, или лицо, ответственное за архив, и наиболее квалифицированные работники, способные правильно определить научное и практическое значение документальных материалов.
В состав экспертной комиссии Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР, экспертных комиссий министерств, государственных комитетов лесного хозяйства союзных республик по согласованию с архивными органами могут включаться представители соответствующего государственного архива.
Экспертные комиссии в своей работе руководствуются настоящим Перечнем, а также правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и соответствующих архивных органов на местах.
12. Экспертная комиссия ежегодно (по окончании года) производит отбор документальных материалов на хранение и уничтожение одновременно по всем структурным подразделениям учреждения.
Отбор документальных материалов на постоянное и временное хранение производится в соответствии с действующими "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (глава III).
13. Определение научной, исторической и практической ценности материалов экспертная комиссия производит путем полистного просмотра каждого дела, подлежащего оценке.
Определение ценности материалов и установление сроков хранения только по описям или надписям на обложках дел не разрешается.
14. Сроки хранения дел, содержащих документы различной значимости, устанавливаются по документам, имеющим наибольшую ценность.
Если в практике работы встретятся документы, которые не предусмотрены Перечнем, то сроки хранения их определяются путем непосредственной оценки экспертной комиссией.
15. Дела, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в главе IV упомянутых правил.
16. Описи на материалы (дела) постоянного хранения составляются в 4-х экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и утверждаются руководителями учреждения, затем два экземпляра этих описей направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа. Один экземпляр описи, утвержденный ЭПК архивного органа, возвращается учреждению, а другой - передается в Государственный архив в качестве контрольного, по которому будет впоследствии производиться прием документальных материалов на государственное хранение.
17. После утверждения архивным органом описей на материалы постоянного хранения учреждениям, организациям и предприятиям лесного хозяйства разрешается производить уничтожение документальных материалов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, без согласования с архивными органами.
Этот порядок может распространяться и на документы, имеющие по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", если при утверждении указанных описей ЭПК архивного органа предоставит учреждению право уничтожать и материалы временного хранения с отметкой ЭПК.
18. Уничтожение документальных материалов временных сроков хранения оформляется актами установленной формы, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем учреждения.
После утверждения акта руководством учреждения, материалы, подлежащие уничтожению, сдаются заготовительным конторам "Главвторсырье", или непосредственно на бумагоперерабатывающие фабрики для переработки.
19. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивными органами описей материалов постоянного хранения, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения материалов влечет за собой, согласно Положению о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 года N 914, ответственность в установленном законом порядке.
20. Документальные материалы, кроме материалов по личному составу, образующиеся непосредственно в лесничествах, лесопунктах, ремонтных заводах и ремонтных мастерских, хранятся до минования в них надобности, или 10 лет, а затем уничтожаются по акту без согласования с архивными органами, поскольку основные документы о деятельности этих подразделений хранятся в фондах вышестоящих организаций.
Без согласования с архивными органами разрешается также уничтожать копии и дубликаты (при наличии подлинников) документальных материалов.
Копии технических документов (светокопии, синьки), изготовленные до 1964 года, без санкции архивных органов уничтожать не разрешается.
21. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляется архивом Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР, Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР) и соответствующими республиканскими и местными архивными учреждениями.
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
рассылка
