12. Заседания Совета руководителей проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год, при этом как минимум 1 заседание Совета руководителей проводится в очном режиме.
13. Решение о проведении заседания Совета руководителей принимается председателем Совета руководителей.
14. Предложения по формированию проекта повестки дня заседания Совета руководителей направляются членами Совета руководителей председателю Совета руководителей.
15. Материалы к повестке дня заседания Совета руководителей включают в себя:
а) справки по рассматриваемым вопросам;
б) проекты предлагаемых к рассмотрению документов (при наличии);
в) проекты протокольных решений;
г) необходимые справочные и аналитические материалы.
16. Ответственный секретарь Совета руководителей направляет членам Совета руководителей и участникам заседания Совета руководителей утвержденную повестку дня заседания Совета руководителей и материалы к ней, в том числе в электронном виде, не позднее чем за 20 календарных дней до даты проведения заседания Совета руководителей, а в случае поступления от членов Совета руководителей предложений о рассмотрении на заседании Совета руководителей дополнительных вопросов, не включенных в утвержденную повестку дня заседания Совета руководителей, - не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения заседания.
17. Заседания Совета руководителей проводятся, как правило, в помещениях Комиссии.
Заседание Совета руководителей может проводиться в любом из государств-членов по решению председателя Совета руководителей, принимаемому на основе предложений государственных (национальных) органов. В этом случае принимающее государство-член оказывает содействие в организации и проведении заседания Совета руководителей.
По решению председателя Совета руководителей и членов Совета руководителей заседание Совета руководителей может проводиться в режиме видеоконференции.
18. Заседание Совета руководителей считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от общего числа членов Совета руководителей.
Члены Совета руководителей участвуют в заседаниях Совета руководителей лично, без права замены.
В случае невозможности присутствия члена Совета руководителей на заседании Совета руководителей он имеет право заблаговременно представить председателю Совета руководителей свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.
19. Члены Совета руководителей могут предложить для рассмотрения на заседании Совета руководителей дополнительные вопросы, не включенные в утвержденную повестку дня заседания Совета руководителей, не позднее чем за 10 календарных дней до даты проведения заседания Совета руководителей.
Решение о включении дополнительных вопросов в повестку дня заседания Совета руководителей принимается председателем Совета руководителей по согласованию с членами Совета руководителей.
20. Вопрос, включенный в повестку дня заседания Совета руководителей, может быть снят с рассмотрения председателем Совета руководителей по предложению члена Совета руководителей.
21. Члены Совета руководителей, предложившие вопросы для включения в повестку дня заседания Совета руководителей, обеспечивают представление ответственному секретарю Совета руководителей соответствующих материалов и информации.
Председатель Совета руководителей имеет право запрашивать в установленном порядке у государственных (национальных) органов и членов Совета руководителей материалы и информацию по вопросам, отнесенным к компетенции Совета руководителей.
22. Члены Совета руководителей обладают равными правами при обсуждении вопросов на заседании Совета руководителей.
Решения Совета руководителей принимаются консенсусом.
Результаты заседания Совета руководителей оформляются протоколом, в котором фиксируются позиции членов Совета руководителей. Предложения членов Совета руководителей, представленные ими на заседаниях Совета руководителей, не могут рассматриваться в качестве позиции государств-членов.
Протокол заседания Совета руководителей подписывается председателем Совета руководителей, как правило, в день проведения заседания Совета руководителей, а в случае проведения заседания Совета руководителей в режиме видеоконференции - не позднее 3 рабочих дней с даты проведения заседания Совета руководителей.
Ответственный секретарь Совета руководителей направляет копию протокола заседания Совета руководителей всем членам Совета руководителей не позднее 3 рабочих дней с даты его подписания председателем Совета руководителей.
По решению председателя Совета руководителей копия протокола заседания Совета руководителей или выписка из него может направляться участникам заседания Совета руководителей.
Протоколы заседаний Совета руководителей хранятся у ответственного секретаря Совета руководителей, а копии этих протоколов - в Комиссии.
23. Расходы, связанные с участием в деятельности Совета руководителей членов Совета руководителей и представителей государственных (национальных) органов, иных государственных структур государств-членов, несут направляющие их государства-члены.