Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации

Одобрены

Росархивом

6 октября 2004 года

Методические рекомендации раскрывают состояние, основные проблемы и перспективы работы по выявлению особо ценных документов в государственных архивах. Рассматривается современное определение понятия "особо ценные документы", уточняются состав и толкование критериев выявления особо ценных документов и методы их выявления, методика работы по выявлению, учету, описанию и организации хранения и использования особо ценных документов.

Приложения включают формы учетных документов отдельно для документов на разных носителях.

Методические рекомендации предназначены для работников государственных архивов, могут быть использованы в работе муниципальных архивов, а также в учебных целях.

Одобрены Комиссией по научно-исследовательской и методической работе Федерального архивного агентства 6 октября 2004 г.

Введение

Настоящие Методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы по выявлению особо ценных документов (ОЦД) для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации на случай непредвиденных чрезвычайных обстоятельств путем создания на них копий страхового фонда и фонда пользования.

Первая попытка выявления особо ценных документов относится к 1938 г., когда была издана "Инструкция по особому учету отдельных документов в государственных архивах СССР". Однако в ней отсутствовало определение особо ценных документов, а только перечислялись отдельные категории документов, которые должны подлежать "особому учету". Довольно общее определение понятия "особо ценные документы" было сформулировано в организационно-методических указаниях "Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение" (М., 1958). Дальнейшее развитие нормативно-методическая база получила с изданием "Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов" и "Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов" (М., 1980), а также конкретизирующих пособий: "Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах" (М., 1983) и "Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда" (М., 1986). В целях раскрытия целевого назначения и состава фонда пользования копий документов были подготовлены "Методические рекомендации по созданию и организации фонда использования копий документов государственных архивов" (М., 1984).

_________________

Архивное дело. 1938. N 4.

При подготовке настоящих Методических рекомендаций проанализирован опыт архивных учреждений страны, накопленный ими за последние двадцать лет, и использованы результаты работы государственных архивов с особо ценными документами с учетом современных требований, были подтверждены как сильные стороны нормативно-методических документов 1980-1986 гг., так и выявлены их недостатки и несоответствия современному уровню развития отечественной теории архивоведения и практике архивных учреждений. Многими федеральными и региональными государственными архивами за это время были созданы методические разработки, конкретизирующие названные нормативно-методические документы применительно к документации данного региона.

Работа по выявлению особо ценных документов во многих архивах еще не завершена или не всегда осуществлена достаточно удовлетворительно. Предстоит провести выявление особо ценных документов среди рассекреченных фондов, документов бывших партийных архивов и документов новейшего периода. При этом необходимо проведение более объективной и глубокой их оценки по содержанию, культурно-историческому значению.

В последние годы определенное развитие получило само понятие особо ценных документов, зафиксированное в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ. В связи с тем, что в конце 1990-х гг. стала осуществляться программа по созданию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ и были разработаны критерии выявления уникальных документов и методика их отбора, необходимой и актуальной стала разработка новых теоретико-методических подходов к выявлению особо ценных документов в целях создания страхового фонда, уточнение состава и толкования критериев выявления особо ценных документов с учетом нового видения исторического развития России.

В настоящих Методических рекомендациях развиваются и конкретизируются подходы к проведению работы по выявлению особо ценных документов и созданию на них страховых копий, изложенные в рекомендациях 1983 и 1986 гг.

Рекомендации уточняют критерии выявления особо ценных документов, методические основы проведения данной работы в государственных архивах. Методические рекомендации состоят из введения, четырех разделов по отдельным направлениям работы с особо ценными документами.

В первом разделе даны общая характеристика состояния работы с особо ценными документами на современном этапе и обоснование изменившихся подходов к ней.

Во втором разделе рассматривается комплекс вопросов, связанных с определением понятия "особо ценные документы", критериев выявления особо ценных документов, методикой проведения данной работы.

Третий и четвертый разделы посвящены вопросам организации работы по учету особо ценных документов, их описания и хранения, а также их использования.

В качестве приложений к рекомендациям даны формы учетных документов отдельно для документов на разных носителях.

Методические рекомендации распространяются на документы, принятые на постоянное хранение в государственные архивы, и могут быть также использованы в работе муниципальных архивов.

Общие принципы и положения, изложенные в данных Методических рекомендациях, применимы ко всем видам документов. Однако для кинофотофонодокументов, научно-технической документации и документов личного происхождения архивы могут разрабатывать более глубокие и детальные пособия по конкретным комплексам документов, уточняя соответствующие критерии применительно к содержанию документов архива.

Методические рекомендации не распространяются на документы, находящиеся на секретном хранении, так как действующие инструкции по работе с ними не предусматривают такого вида работ, как выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда. Хранящиеся в государственных архивах секретные документы, не содержащие государственной тайны, подлежат рассекречиванию в установленном порядке, после чего они должны быть изучены с целью выявления в них особо ценных документов на общих основаниях.

Методические рекомендации составлены сотрудниками ВНИИДАД кандидатами исторических наук А.В. Елпатьевским и Н.И. Химиной (руководитель темы). Выражаем искреннюю благодарность специалистам ГАРФ, РГАЛИ, РГАЭ, РГАСПИ, архивных отделов Республики Мордовия, Вологодской и Тверской областей за рецензирование работы, ценные замечания и предложения.

1. Состояние работы с особо ценными документами в государственных архивах

Как показал двадцатилетний опыт, разработанные в начале 1980-х гг. критерии определения особо ценных документов и методика их выявления в целом подтвердили свою жизненность и пригодность, хотя современная практика и потребовала изменения некоторых акцентов в толковании действующих критериев: история страны перестает быть только историей государства, партий и классов, в ней исчезают "белые пятна", и подобающее место занимает история конкретных людей.

В настоящее время состав особо ценных документов пополняется документами учреждений полиции и жандармерии, белогвардейских учреждений, русской эмиграции, документами о политических репрессиях и др. Актуализация вопросов истории религии, рыночных отношений в России, усилившийся интерес к архивным фондам духовного ведомства, трестов, акционерных обществ, товарных бирж, а также интерес к истории своего края влияют на состав особо ценных документов.

В связи с изменениями в законодательстве, отражающими специфику современных социально-экономических преобразований, возросло значение документации, подтверждающей как имущественные, так и личные неимущественные права юридических и физических лиц, повысилась значимость документов по землеустройству, отводу земель. Возросший в начале 1990-х гг. интерес к вопросам генеалогии, демографическому составу и миграции населения, интерес к личности, социальным аспектам развития общества, информации, раскрывающей отношение людей к обществу, государству, политике, их мироощущение, сыграли важную роль в отнесении к особо ценным документов, отражающих социально-правовую и частную жизнь человека (ревизские сказки, документы переписей, формулярные и послужные списки, аттестации, наградные листы, документы личного происхождения и т.д.). Эти и подобные документы стали востребованы как в историко-культурном, так и социально-правовом, в том числе международно-правовом, отношении и составляют важную часть общественного документального богатства. Не все документы названных видов непременно должны быть отнесены к особо ценным, но внимание к ним с учетом имеющегося опыта выявления и состава особо ценных документов (ОЦД) должно быть усилено.

Многие архивные учреждения не без основания считают, что документы вновь образующихся политических организаций и партий, общественных движений в силу принадлежности к переходному периоду в сочетании с уникальностью самого периода становятся в ряде случаев особо ценными.

К особо ценным относятся документы о разработке и принятии законов, составляющих законодательную базу регионов. Изменилось отношение и к категорированию архивных фондов как основному элементу в процессе выявления ОЦД: они могут быть выявлены в фонде любой категории.

В настоящее время стала отчетливо видна необходимость переоценки значения ряда документов, ранее безоговорочно относимых к особо ценным. В некоторых архивах множество документов, не представляющих особо ценности, - протоколы, приказы, решения и подобные документы - отнесено к ОЦД только по номинальному признаку, без учета их содержания, межфондовых связей и по идеологическим причинам.

В состав особо ценных документов включались носящие формальный характер планы работы организаций, социалистические обязательства, документы о соцсоревновании. По фондам государственной власти и управления к ОЦД часто полностью относились протоколы сессий Советов, решения исполкомов, протоколы и стенограммы совещаний у руководителей и заместителей руководителей учреждений, протоколы заседаний коллегий, материалы к ним, отчеты по основным видам деятельности, справки, доклады о деятельности, документы по выполнению поручений партии и правительства, хотя многие из них по своему содержанию и значению включенных сведений таковыми не являются. В фондах учреждений статистики, профсоюзов требуют критического анализа вошедшие ранее в состав особо ценных документов статистические отчеты предприятий по торговле и оборудованию, поставке товаров, об оснащенности средствами механизации и др.; отнесенные к особо ценным документам без полистного просмотра протоколы заседаний краевых и отраслевых пленумов, президиумов, секретариатов, профактива.

Основанием для отнесения к ОЦД научно-технической документации могло быть выполнение по поручению высших партийных и правительственных органов изыскательских, проектных и исследовательских работ, научно-техническое сотрудничество с зарубежными странами, хотя сами эти документы не содержали новых научно-технических решений. С современной точки зрения особой ценности не имеют отдельные отчеты по испытаниям опытно-промышленных образцов оборудования и внедрению новой техники, документы по проектированию многих зарубежных объектов и др.

В бывших партийных архивах к ОЦД не всегда оправданно отнесены циркуляры, указания и инструкции ЦК РКП(б), ВКП(б) о состоянии агитационно-пропагандистской работы; сведения о работе женотделов обкомов и женсекторов парторганизаций, справки о состоянии делопроизводства в парторганизациях, списки на выдачу продуктов членам семей, журналы регистрации телеграмм и телефонограмм и т.п. В фондах губкомов и обкомов, часто полностью отнесенных к особо ценным, имеется много вторых экземпляров документов.*

________________

* Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Поэтому по усмотрению архивов возможен пересмотр состава особо ценных документов. В свою очередь, фонды как партийных, так и советских организаций могут быть пересмотрены с целью пополнения ОЦД делами, содержание которых касается запретных в прошлом тем, в частности, из состава рассекреченных документов.

В настоящее время необходимо выявление особо ценных документов с позиций более объективного подхода к оценке этапов и вех исторического развития, учета не только периодов войн и революций, но и других важных периодов, правового значения документов для защиты имущественных и личных неимущественных прав юридических и физических лиц; уточнение толкования и конкретизация содержания ряда критериев с учетом особенностей выявления ОЦД среди рассекреченных документов, документов КПСС. При этом необходим их сравнительный анализ с выявленными ранее особо ценными документами и их сопоставление для избежания межфондовой (в рамках архива) и межархивной (в рамках региона) дублетности. В частности, отнесение годовых планов и отчетов нижестоящих организаций в фондах министерств, ведомств к особо ценным приводило в отдельных архивах к межфондовой дублетности.

Некоторыми архивами ставится вопрос о пересмотре состава особо ценных документов, на которые уже создан страховой фонд, так как к ОЦД отнесено много документов, особой ценности не представляющих. Если архивы полностью завершили выявление особо ценных документов и считают пересмотр полезным для улучшения организации хранения и использования документов, они вправе провести эту работу. При этом копии страхового фонда, созданные на документы, потерявшие статус особо ценных, будут использоваться архивными учреждениями в качестве копий фонда пользования.

2. Выявление особо ценных документов

2.1. Определение понятия "особо ценные документы"

2.1.1. Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации; в их составе выделяются особо ценные документы, в составе особо ценных некоторую часть составляют уникальные документы; для особо ценных, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.

Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Определение особо ценного документа, новое по сравнению с отраслевыми нормативно-методическими документами 1980 и 1983 гг., обусловлено не только политическими и социально-экономическими изменениями в обществе, но и необходимостью более жесткого отбора особо ценных документов. Исходя из этого определения особо ценные документы в государственном архиве любого уровня не должны полно и адекватно отражать исторический процесс развития региона, группы регионов, страны. Речь идет о выделении документов, имеющих особо важное непреходящее значение для культуры, исторической и другой науки, общества и государства (управления, обороны, международных отношений).

В качестве характеристики понятия "непреходящее значение" выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к той части особо ценных документов, которые отнесены к уникальным, подразумевается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия копии документа на правах подлинника) с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.

2.1.2. Непреходящее значение и правовая и автографическая невосполнимость документа, имеющего особую важность для общества и государства, как основное в определении понятия особо ценного документа выступают в качестве требования более жесткого подхода к выявлению ОЦД на всех уровнях государственных архивов Российской Федерации. Особая ценность документа прямо связана со степенью важности явлений, событий, фактов, отражаемых в документе. Но поскольку эта степень важности выступает и как общий критерий содержания при определении документа как ценного для отнесения его к составу Архивного фонда страны, его непреходящее значение для общества и государства выступает существенным коррективом для определения его особой ценности.

Не все ценные с научно-исторической и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать (с той или иной степенью приближенности) лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.

2.1.3. Состав, характер и количество особо ценных документов в федеральных архивах, в крупных региональных архивах, хранящих архивные документы, охватывающие длительные исторические периоды, и в небольших региональных архивах, хранящих документы за небольшие и более поздние отрезки времени, не могут быть одинаковыми. В таких федеральных архивах, как ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГАВМФ, РГВИА, РГВА, РГАСПИ, особо ценных документов в общем объеме хранящихся дел будет больше по сравнению с их количеством в республиканских, краевых, областных архивах, так как большинство документов федеральных архивов имеет непреходящее общемировое и общегосударственное культурно-историческое и правовое значение.

2.1.4. На уровне региональных (республиканских, краевых, областных) государственных архивов при выявлении особо ценных документов, исходя из определения этого понятия, следует также, в первую очередь, учитывать непреходящее общегосударственное (в масштабах Российской Федерации) и государственное (в масштабах республики как государства; края, области как государственного образования) значение документов, невосполнимость их автографичности с позиций культурного и правового значения. Подход же к выявлению особо ценных документов только с позиций важности отраженных в документах событий, фактов, явлений применительно к отдельному региону неминуемо приводит к неоправданному расширению состава ОЦД, размыванию границ между ценными и особо ценными документами.

2.2. Критерии определения особо ценных документов

2.2.1. При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

- время создания документа;

- ценность содержащейся в документах информации;

- юридическая сила, подлинность документов;

- значение фондообразователя;

- авторство (и адресат) документа;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа.

В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

2.2.2. Время создания документа - основной, самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 г. и до конца XVIII века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов.