14.1. В объектах почтовой связи хранение производственных документов обеспечивается путем их подшивания в порядке, соответствующем порядку выполнения производственных операций, в разрезе видов документов с учетом следующих требований.
14.1.1. Подшивка извещений ф.22, ф.22-о, ф.22/119, сопроводительных бланков ф.Е1-в, списков ф.104-о осуществляется по дням выдачи РПО без дополнительной подсортировки по видам и категориям врученных отправлений. Подшивка ведется накопительно в течение месяца при условии, что ее высота не должна превышать 15 см. В случае превышения - следует начать формирование новой подшивки.
В связи с наличием персональных данных, подшивки с извещениями ф.22, ф.22-о, ф.22/119, сопроводительными бланками ф.Е1-в, доставочными листами (иное - при необходимости) после обработки должны передаваться на хранение ответственному лицу. Хранение документов, содержащих персональные данные, осуществляется в местах, установленных для этих целей. Хранение таких документов на рабочих местах не допускается.
14.1.2. Входящие и исходящие накладные ф.23-а, ф.23, ф.16 подбираются за день поступления (формирования) и приобщаются к отдельным подшивкам входящих и исходящих накладных. Подшивки ведутся в течение месяца накопительно.
При незначительных объемах почты (не более 2000 входящих почтовых отправлений в месяц) допускается ведение единой подшивки с входящими и исходящими накладными. При этом накладные за день должны подшиваться в следующей очередности (снизу-вверх): входящие накладные ф.16, ф.23, ф.23-а, исходящие накладные ф.16, ф.23, ф.23-а.
Накладные ф.16-дп за день доставки с прикрепленными (с использованием клея или степлера) отрывными частями - расписками почтальонов в получении РПО приобщаются к единой подшивке, которая ведется в течение месяца. Запрещается формировать подшивку с накладными ф.16-дп в разрезе доставочных участков.
Подшивки с накладными ф.23-а, ф.23, ф.16, с накладными ф.16-дп хранятся в производственной зоне обработки почты (бэк-зоне) объекта почтовой связи.
14.1.3. На обложках подшивок указывается наименование объекта почтовой связи, вид документов, период формирования подшивки.
14.2. Производственные документы подлежат хранению в объектах почтовой связи в течении срока, установленного приказом Предприятия "Об утверждении Перечня производственных документов, образующихся в процессе деятельности ФГУП "Почта России".