17. Информирование представителей Общественной палаты Российской Федерации (далее - Общественная палата) и членов Общественного совета при Росжелдоре (далее - Общественный совет) о дате, времени, месте проведения и повестке заседания коллегии осуществляется заблаговременно ответственным исполнителем.
18. Уведомления об участии членов Общественной палаты и членов Общественного совета в заседании коллегии направляются в Росжелдор не позднее чем за пять дней до дня проведения заседания коллегии.
В уведомлении указываются сведения, необходимые для обеспечения участия членов Общественной палаты и членов Общественного совета в заседании коллегии.
19. Приглашение лиц из числа указанных в пункте 16 Положения о коллегии Росжелдора и членов Экспертного совета при Правительстве Российской Федерации для участия в заседании коллегии осуществляется ответственным исполнителем по решению председателя коллегии.
При подготовке итоговых заседаний коллегии, приглашения участников коллегии осуществляются в соответствии с утвержденными председателем коллегии квотами.
20. Ответственный исполнитель в день проведения заседания коллегии обеспечивает сотрудников для встречи и сопровождения участников заседания коллегии.
21. Участникам заседания коллегии разрешается проносить в зал заседания звукозаписывающие устройства, а также видео-, фотоаппаратуру и средства связи по решению председателя коллегии (за исключением лиц, ответственных за подготовку итоговых документов коллегии).
22. ФКУ "Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти в области транспорта" совместно с Административно-кадровым управлением Росжелдора обеспечивает:
22.1. Готовность зала заседания коллегии к проведению мероприятия.
22.2. Подготовку необходимого количества презентационных, справочных материалов и канцелярских принадлежностей.
22.3. Наличие необходимых средств связи и презентационного оборудования, установку микрофонов в зале заседания коллегии, аудиозапись, а при необходимости онлайн трансляцию и видеозапись хода заседания коллегии.
22.4. Регистрацию участников заседаний коллегии.
23. Административно-кадровое управление по согласованию с председателем коллегии:
23.1. Готовит и публикует на официальном сайте Росжелдора анонс о проведении заседаний коллегии, в котором отражается дата проведения заседаний, вопросы, вносимые на обсуждение, а также ссылки на материалы или разделы сайта, где будут представлены доступные материалы.