12. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию
12.1. Номенклатура дел
12.1.1. Номенклатура дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - номенклатура дел) представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.
12.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.
12.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.
12.1.4. Номенклатура дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга составляется отделом документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - отдел документационного обеспечения) на основе номенклатуры дел структурных подразделений и оформляется по форме согласно приложению N 19 к Инструкции. Также оформляется номенклатура дел структурных подразделений.
12.1.5. Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. В случае коренного изменения структуры Администрации Губернатора Санкт-Петербурга номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
12.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.
12.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга являются наименования структурных подразделений.
12.1.8. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.
В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.
Используется следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
номенклатура дел структурного подразделения;
резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация соответствующего руководства.
Сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов,
например, "Разные материалы", "Общая переписка".