7. Организация документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
7.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов
Прием и обработка поступающих в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга документов осуществляется работниками сектора служебной документации отдела документационного обеспечения Секретариата (далее - сектор служебной документации).
Доставка и отправка документов осуществляются фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и др.
Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются работнику сектора служебной документации под роспись согласно реестрам.
Документы, передаваемые через окно приема корреспонденции, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник сектора служебной документации проставляет на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга.
При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
При обнаружении недостачи документов работниками сектора служебной документации составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению N 15 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в секторе служебной документации.
Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.
Документы, адресованные вице-губернаторам Санкт-Петербурга и руководителям структурных подразделений, передаются через адресные ячейки сектора служебной документации с последующей регистрацией в собственных базах данных. Работник, ответственный за получение документов в структурном подразделении, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, ставит личную подпись и делает ее расшифровку. Ошибочно поступившие документы должны быть возвращены в сектор служебной документации незамедлительно.
При передаче заказного почтового отправления работник сектора служебной документации записывает его штрих-кодовый идентификатор в регистрационных формах (журнал, реестр) и передает под роспись адресату.
Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются работником Отдела дежурной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга с обязательной последующей передачей в сектор служебной документации для регистрации. Эти документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. О документе, требующем срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору Санкт-Петербурга работником Отдела дежурной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга с последующей его передачей в сектор служебной документации.
Документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в сектор служебной документации.
Документы, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, работникам Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга, работникам Секретариата, принимаются работником сектора служебной документации с проставлением штампа на обороте первого листа документа и указанием даты приема документа и личной подписи работника, принявшего документ. Документы от исполнительных органов должны представляться в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе. Работник, сдавший документ, расписывается в журнале приема корреспонденции с указанием даты и исходящего номера документа, после чего документы подлежат регистрации в секторе служебной документации, как правило, в день поступления или на следующий рабочий день.
На документах, поступивших после 16 часов текущего дня (в пятницу - после 15 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
Документы, которые работники Администрации Губернатора Санкт-Петербурга получили минуя регистрацию в секторе служебной документации, подлежат обязательной регистрации.
Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.
Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.
На документах, поступивших по системе МЭДО, проставляется штамп "Получено по МЭДО".
Регистрация документов в секторе служебной документации осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", входящей в состав ЕСЭДД. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов. При заполнении карточки в ЕСЭДД в текстовое поле "Содержание" необходимо вносить кратко и исчерпывающе сформулированное содержание документа. Не допускаются следующие формулировки: "Разное", "Информация" и т.д. Сокращение слов не допускается, за исключением следующих общепринятых аббревиатур и сокращений: РФ, СПБ, ИОГВ, ФЗ, р-н, гос., д., ул., корп., пр., лит., п/п р/п и т.д.
При написании даты в текстовом поле "Содержание" необходимо учитывать следующее:
единичные даты вводить в формате: 04.10.18;
промежуток дат вводить в формате: 04-11.10.18;