7.5.3.1. Управление документированной информацией в целях настоящего РК осуществляется в соответствии с нормативными правовыми и организационно-распорядительными документами ФНС России и предполагает ее хранение, использование, защиту, внесение в нее изменений, соблюдение порядка уничтожения, а также накопление и систематизацию знаний в отношении вопросов, находящихся в ведении ФНС России.
ФНС России обеспечивает доступность документированной информации с использованием средств автоматизации в зависимости от типа документированной информации:
внешняя документированная информация доводится до сведения всех работников путем направления на ознакомление и (или) исполнение структурными подразделениями ЦА ФНС России в соответствии с их функциональными обязанностями в соответствии с требованиями делопроизводства;
внутренняя документированная информация доводится до сведения всех работников и (или) работников тех структурных подразделений, в функции которых входит ознакомление и (или) исполнение такой документированной информации в соответствии с требованиями делопроизводства;
документированная информация в отношении СМК доводится до сведения всех работников ЦА ФНС России, ТНО и ПО для обязательного исполнения в соответствии с требованиями делопроизводства.
Для документированной информации реализуются процессы поддержки жизненного цикла, сохраняется история изменений, поддерживается актуальность и непротиворечивость.
Информация, подлежащая раскрытию определенному количеству или определенным категориям работников, носит пометку "ДСП". Порядок составления, обработки, согласования, утверждения и хранения такой информации определен требованиями делопроизводства в отношении документов ДСП.С информацией, составляющей государственную тайну, обеспечивается особый порядок работы, установленный действующим законодательством Российской Федерации. Такой порядок работы обеспечивается структурным подразделением, к компетенции которого отнесено обеспечение сохранности государственной тайны.
7.5.3.2. Для управления документированной информацией ЦА ФНС России, ТНО и ПО разрабатывают и утверждают номенклатуру ведения дел в соответствии с требованиями архивного делопроизводства, утверждаемыми национальными стандартами ведения архивного дела.
В соответствии с требованиями нормативных документов в области архивного дела устанавливается порядок и сроки хранения документированной информации, а также порядок передачи дел на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.
Документированная информация, срок хранения которой истек, уничтожается в порядке, установленном нормативными документами в области архивного дела.