Благодарственное письмо представляет собой бланк из плотной бумаги формата А4. На лицевой стороне бланка на бежевом фоне со стилизованным монохромным изображением Рязанского Кремля вверху помещено цветовое изображение полной версии герба города Рязани. Под изображением герба прописными буквами золотисто-коричневого цвета с выравниваем по центру расположена надпись: "Муниципальное образование - город Рязань". Ниже прописными буквами красно-бордового цвета с выравниванием по центру в четыре строки помещена надпись: "Благодарственное письмо главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы", еще ниже золотисто-коричневым цветом прописными буквами написано: "поощряется". Под текстовой информацией имеется место для внесения в бланк фамилии, имени, отчества, должности (осуществляемой деятельности) поощряемого гражданина, а также обоснования поощрения.
(в ред. Решения Рязанской городской Думы от 25.07.2024 N 195-IV)
В нижней части с выравниванием по левой стороне располагается выполненная черным цветом в три строки надпись "Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы" (на свободном месте с выравниванием по правой стороне вносятся инициалы и фамилия главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы).
По периметру имеется ажурная рамка, в нижней части которой по центру расположена развевающаяся лента с указанием текущего года.
Благодарственное письмо изготавливается методом многоцветной печати на принтере и вручается в рамке со стеклом.