Требования, предъявляемые к тексту различных видов
документов
2.24.1. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и нормам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
2.24.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
2.24.3. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").
Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.
Следует избегать тавтологии ("свободная вакансия", "в срок до 10.12.2018").
В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять или общепринятые сокращения (ООО - общество с ограниченной ответственностью) или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например, группа оперативного реагирования (далее - ГОР).
2.24.4. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, изложено в приложении 10.
2.24.5. На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков.
2.24.6. Тексты сложных документов (справки, отчеты, обзоры, доклады, положения и т.д.) делятся на разделы, пункты, подпункты.
Разделы текста снабжаются заголовками, которые центрируются по ширине текста.
От текста заголовки отделяются одним межстрочным интервалом. Нумеруют разделы, пункты и подпункты арабскими цифрами.
После номера подпункта ставится точка и текст печатается с прописной буквы, после подпункта ставится точка с запятой, например,