Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на заместителей главы администрации города, руководителей органов.
5.2.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2.2. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем органа или его заместителем в соответствии с распределенными между ними обязанностями.
5.2.3. Документы, адресованные главе города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города и иного органа местного самоуправления, предварительно рассматриваются в отделе канцелярии, а затем направляются главе города, заместителям главы администрации города или в соответствующий орган.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в органы.
5.2.4. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая оформляется в соответствии с пунктом 2.13 Инструкции.
5.2.5. Текст резолюции документа дословно переносится в горСЭД.
Документ с резолюцией "Для сведения" направляется через горСЭД, с резолюцией "Ознакомить" передается поочередно исполнителям. При этом напротив своей фамилии в резолюции исполнитель должен поставить свою подпись и дату в подтверждение того, что он ознакомлен с документом.
При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп или отметка "Подлежит возврату".
5.2.6. Если поручение по исполнению документа возложено на нескольких исполнителей, то первым, указывается лицо, ответственное за организацию исполнения.
Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы и сведения не позднее двух дней до срока исполнения документа. Соисполнитель не вправе направлять контролирующему самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.
Ответственный исполнитель направляет контролирующему обобщенный ответ с приложением информации соисполнителей либо завизированный ими.
5.2.7. Все движение документа обязательно отмечается в соответствии с Регламентом работы в горСЭД.
5.2.8. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в органе, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. В случае направления документа на рассмотрение и принятие мер в другие органы (организации) автор документа должен быть поставлен об этом в известность.