9.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Описи дел составляются ежегодно по установленной форме (приложение 18).
Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
постоянного хранения - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;
документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела администрации города - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, - не менее чем в трех экземплярах.
9.2. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии органа местного самоуправления одновременно, по итогам рассмотрения - согласовываются.
Согласованные экспертной комиссией органа местного самоуправления описи дел, документов постоянного срока хранения источников комплектования архивного отдела администрации города представляются на утверждение экспертно-проверочной-методической комиссии Министерства культуры Алтайского края через три года после завершения делопроизводством дел.
9.3. Документы постоянного срока хранения органов местного самоуправления, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, в течение пяти лет хранятся в ведомственном архиве, после чего передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации города.
Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в ведомственный архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.
9.4. Дела выдаются во временное пользование специалистам органов местного самоуправления на срок не более одного месяца.
Переходящие дела передаются исполнителю до завершения дела под роспись. Каждые три месяца проверяется сохранность дела с отметкой в журнале выдачи документов. По завершении дело возвращается в ведомственный архив органа местного самоуправления.
9.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в ведомственный архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.