5.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из органа, которые делятся на:
инициативные;
ответы на входящие.
5.3.2. Исходящие документы готовятся на бланке органа, руководитель (или уполномоченное им лицо) которого их подписывает.
5.3.3. Исходящие письма за подписью главы города и заместителей главы администрации города печатаются на бланке администрации города и регистрируются в отделе канцелярии в соответствии с Регламентом работы в горСЭД.
5.3.4. При подготовке исходящего документа в один адрес на подпись главе города или заместителям главы администрации города готовятся два экземпляра (после подписания и регистрации первый экземпляр отправляется адресату, второй - с визой исполнителя остается в отделе канцелярии), при необходимости готовятся три экземпляра (третий отправляется исполнителю). Допускается печать всех экземпляров письма на бланке администрации города.
При подготовке письма более чем в четыре адресата, количество первых экземпляров соответствует количеству адресатов, на экземплярах исполнителя и отдела канцелярии в реквизите "Адресат" указывается "по списку". Список на рассылку прилагается к письму. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то допускается оформление адресата обобщенно.
5.3.5. Регистрация документа, т.е. присвоение ему номера и даты, производится только после подписания его руководителем органа (или уполномоченным им лицом), в администрации города - отделом канцелярии, в органах - лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
Перед регистрацией необходимо проверить правильность подготовки письма, наличие указанных приложений и подписи руководителей на всех экземплярах. В случае обнаружения недостатков в оформлении документов их возвращают исполнителю.
5.3.6. Исходящие документы в вышестоящие органы подписываются руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им лицом.
5.3.7. Если ответ автору обращения дает руководитель органа администрации города (руководитель иного органа местного самоуправления) или уполномоченное им лицо, то ответ должен быть на бланке именно этого органа.
Копия ответа с приложением всей переписки и ссылкой на входящий номер передается в отдел канцелярии для снятия с контроля.
5.3.8. Все ответы на запросы, поступившие через администрацию города, адресованные в судебные органы, в органы прокуратуры, готовятся за подписью главы города или заместителей главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и визируются в правовом комитете администрации города.
5.3.9. Служебные документы на отправку и регистрацию передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов и в количестве экземпляров, равных количеству адресатов.