7.1. Формирование дел.
Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют личные дела работников, которые формируются в течение всего периода работы, и переходящие дела.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы необходимо располагать в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.
Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.