6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 13).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.
6.2. Номенклатура дел органа местного самоуправления составляется на основании номенклатур дел его структурных подразделений (приложение 14) и согласовывается с экспертной комиссией органа местного самоуправления.
6.3. Номенклатура дел администрации города утверждается управляющим делами, председателем организационно-контрольного комитета, номенклатура дел иных органов местного самоуправления утверждается руководителем соответствующего органа.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.4. Номенклатура дел органов местного самоуправления, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, подлежит согласованию с архивным отделом администрации города не реже одного раза в пять лет.
В случае изменения функций и структуры органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
6.5. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура органа местного самоуправления. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности органа местного самоуправления. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Графы номенклатуры дел органа местного самоуправления, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.