6.1. Регистрация исходящих документов в системе включает в себя следующие действия:
заполнение реквизитов КРД;
присвоение номера исходящему документу с помощью системы;
сканирование страниц документа и их загрузка на сервер системы.
6.2. Временем отправки документа определяется тот момент времени, когда сведения о документе сохраняются в карточке регистрации документа после регистрации и сканирования.
6.3. При регистрации отправляемого документа исполнитель обязан указать номер документа, на который подготовлен ответ для того, чтобы он автоматически отразился во входящей электронной карточке. Ответственность за не предоставление этой информации несет исполнитель.
6.4. Исходящий документ после подписания электронной подписью попадают в блок "без номеров" в исходящих документах для его регистрации в системе. Документ в адрес организации, не подключенной к системе, отправляется средствами фельдъегерской связи, почтовой связи, электросвязи или доставляется курьером на бумажном носителе.
6.5. Контроль за исходящими документами за подписью Главы Республики Тыва и его заместителей осуществляют в Администрации Главы Республики Тыва и Аппарата Правительства Республики Тыва - руководители секретариатов, в органах исполнительной власти Республики Тыва - ответственные структурные подразделения, в кожуунах и городских администрациях - управляющие делами либо специалист, на которого возложен контроль за исполнением поручений.
6.6. Документы, направляемые Главой Республики Тыва и его заместителями в адрес организаций, не подключенных к системе, распечатываются специалистами секретариатов и управлений, отвечающих за делопроизводство, и на бумажном носителе доставляются в отдел служебной корреспонденции для отправки адресату средствами фельдъегерской связи, почтовой связи или доставки курьером.
6.7. Если в организацию-отправитель был осуществлен возврат отправленного документа из организации, не подключенной к системе, с другой резолюцией, создавать новую КРД поступающего документа не следует. Для регистрации такого документа необходимо войти в КРД и зарегистрировать его как поступивший документ (используя для этого специальный инструмент) и внести вышестоящую резолюцию.