12.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе.
12.2. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
12.3. Для подписания электронных документов участников системы используются электронные подписи.
12.4. Каждый участник системы определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющего (имеющих) электронную подпись, при помощи которых подписываются электронные документы.
12.5. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в системе должностные лица, имеющие электронные подписи, обязаны подписывать их только с помощью электронной подписи.
12.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями участников системы, ответственными за ведение делопроизводства.
12.7. Регистрация электронных документов в системе осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы Республики Тыва и Аппарате Правительства Республики Тыва, инструкциями по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти Республики Тыва, органах местного самоуправления в Республике Тыва.
12.8. В системе фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (ФИО, наименование участника системы).
12.9. Доставка и отправка электронных документов осуществляются средствами электронной связи.
12.10. Участник системы обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством системы, в течение одного часа с момента поступления электронных документов в организацию.
12.11. Документы, поступившие после окончания рабочего дня или в праздничные дни, регистрируются в течение первого часа следующего рабочего дня.
12.12. Электронные документы, поступающие участнику системы, проходят первичную обработку и регистрацию в структурных подразделениях, ответственных за ведение делопроизводства.
12.13. В системе электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.
12.14. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности электронных подписей, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.