6. В целях выполнения задачи по протокольно-организационному обеспечению мероприятий с участием мэра города Иркутска, проводимых на территории города Иркутска, Отдел осуществляет следующие функции:
1) подготовка во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Иркутска, ответственными за проведение конкретного мероприятия, сценарных планов, повесток, программ проведения мероприятий с участием мэра города Иркутска;
2) подготовка во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Иркутска, ответственными за проведение конкретного мероприятия, информационно-аналитических материалов к мероприятиям с участием мэра города Иркутска;
3) контроль за организационной подготовкой (информационно-техническое сопровождение, изготовление кувертных карт, оповещение участников мероприятия, регистрация участников при необходимости и т.д.), осуществляемой со стороны структурных подразделений администрации города Иркутска, ответственных за проведение мероприятия;
4) оказание консультативной помощи сотрудникам администрации города Иркутска в подготовке и проведении мероприятий с участием мэра города Иркутска;
5) подготовка и (или) согласование списка приглашенных лиц на мероприятия с участием мэра города Иркутска;
6) обеспечение соблюдения установленных требований официального протокола при проведении официальных мероприятий с участием мэра города Иркутска;
7) обеспечение соблюдения установленных требований при использовании официальных символов Российской Федерации и города Иркутска.
7. В целях выполнения задачи по протокольно-организационному обеспечению визитов мэра города Иркутска в другие города России и зарубежные города Отдел осуществляет следующие функции:
1) подготовка информационно-аналитических материалов, связанных с тематикой визита;
2) согласование формата мероприятий с участием мэра города Иркутска с организаторами мероприятий в других городах России и зарубежных городах;
3) подготовка программ пребывания в случае зарубежных визитов;
4) составление маршрутов визита;
5) оформление визовых и иных необходимых документов при зарубежных визитах.