4.1. Регистрация документов.
4.1.1. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
4.1.2. При регистрации документов в обязательном порядке проверяется их содержание на наличие реквизитов других документов для добавления (прикрепления) к ранее поступившему документу обеспечения посредством функции "связки" РК в ЕСЭД.
На документы проставляется штамп отделения документационного обеспечения и архива с регистрационным номером и датой регистрации. Штамп отделения документационного обеспечения и архива проставляется только на оригинальном экземпляре, по запросу (требованию) заявителя на втором экземпляре (копии) документа проставляется дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступившие напрямую, минуя отделение документационного обеспечения и архива, в исполнительный орган, и адресованные высшему должностному лицу субъекта или высшему исполнительному органу субъекта, в обязательном порядке подлежат передаче в отделение документационного обеспечения и архива для прохождения регистрации.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения, либо на следующий день; незамедлительно (с отметкой "срочно", либо по поручению руководителя). Не допускается повторная регистрация при поступлении документа, прошедшего регистрацию ранее в отделении документационного обеспечения и архива или службе документационного обеспечения управления исполнительного органа.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы, протоколы, соглашения, доверенности, проекты законов Камчатского края и таблицы поправок к ним, направляемые в Законодательное Собрание Камчатского края, приказы руководителя исполнительного органа по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.
Группа документов выбирается при создании проекта РКПД в соответствии с Регламентом работы с ЕСЭД, не допускается смена группы документов в процессе визирования и регистрации. В случае выбора неверной группы документа проект РКПД удаляется и создается новый проект РКПД с верной группой документа.
4.1.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках (журналах). Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, контроль исполнения и справочно-информационный поиск документов.
Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое его содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.
4.1.7. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РКФ включаются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.1.8. Документы-ответы на запросы направлявшиеся по списку рассылки, не подлежат регистрации, как самостоятельные документы, передаются ответственному исполнителю для обобщения и подготовки сводной информации.