3.4.1. Регистрация поступивших документов (за исключением обращений) осуществляется сектором прохождения документов в СЭД ОИВ Новгородской области (в случае ее неработоспособности - в журнале учета входящих (поступивших) документов).
(пп. 3.4.1 в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 07.11.2024 N 548)
3.4.2. Поступившие документы регистрируются в день поступления, в случае их поступления в нерабочее время - на следующий рабочий день.
3.4.3. Поступившие документы подлежат сканированию. Электронный образ документа (файл) в формате PDF (в случае необходимости в форматах "Microsoft Word" и "Microsoft Excel") прикрепляется к РК документа в СЭД ОИВ Новгородской области.
3.4.4. Поступившие документы с отметками "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.
3.4.5. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенного обозначения "ПО", которое дополняется через дефис номером заголовка дела по номенклатуре дел сектора прохождения документов, через дробь - порядковым номером поступления в пределах календарного года и через дефис - буквенным индексом "В", например:
N ПО-23/185-В, где:
ПО - буквенное обозначение по классификатору органов исполнительной власти Новгородской области;
23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел;
185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года;
В - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к поступающей документации.
3.4.6. При регистрации поступившего документа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", в СЭД ОИВ Новгородской области заводится РК по форме согласно приложению N 21 к Инструкции по делопроизводству.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 26.01.2022 N 29)
3.4.7. На поступивших документах с использованием штампа в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера документа, которые служат уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВ Новгородской области.
Для документов, поступивших по МЭДО, проставление штампа не является обязательным. Идентификатором документа служат реквизиты, автоматически перенесенные из МЭДО в РК.