ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
(в ред. постановления губернатора Амурской области от 23.11.2022 N 235)
1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.
4. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
5. При использовании в тексте фамилий и инициалов, цифр, единиц измерения, сокращений и собственных наименований используется неразрывный пробел (то есть сохранение их на одной строке, без переноса на другую).
Например:
г. Благовещенск; ул. Ленина; 542,0 тыс. руб.; Переверзев В.А., А.Н.Красильникова; 35 куб. м; 50%, N 547 и т.д.
6. Формы изложения текста.
В правовых актах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").
В совместных правовых актах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили") или третьего лица единственного числа ("постановляет").