5.5. Регистрация поступивших документов
5.5.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.
5.5.2. Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе по обеспечению деятельности.
На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.
Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.
На корреспонденции, поступившей в отдел по обеспечению деятельности после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
5.5.3. Передача зарегистрированного документа производится через отдел по обеспечению деятельности.
Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение организации и не зарегистрированные в отделе по обеспечению деятельности, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел по обеспечению деятельности для регистрации.
Документы, поступившие в структурное подразделение организации на исполнение из отдела по обеспечению деятельности, повторно в подразделении не регистрируются.
5.5.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется начальником управления аппарата в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем председателя Правительства области, заместителями председателя Правительства области, руководителями организаций.
5.5.5. Документы, зарегистрированные в отделе по обеспечению деятельности, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.
5.5.6. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в управление аппарата для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в электронную регистрационную карточку.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается основному исполнителю, указанному в резолюции первым.
5.5.7. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.