5.6. Регистрация и учет отправляемых документов
5.6.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе по обеспечению деятельности в день их утверждения или подписания.
5.6.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
5.6.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.
5.6.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлинниках документов в реквизитах бланка.
5.6.5. Документы для отправки передаются в отдел по обеспечению деятельности полностью оформленными с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки (в двух экземплярах) и представляет необходимое количество экземпляров документа.
5.6.6. После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело в отделе регистрации и сопровождения правовых актов управления аппарата.
5.6.7. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
5.6.8. Отправка корреспонденции осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты, СЭД и нарочными. Способ отправки согласовывается с исполнителем.