5.12. Формирование и оформление дел
5.12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
5.12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
помещать в дело только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры;
объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
5.12.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).
Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы с относящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.