4.5.3. Служебные письма
4.5.3.1. Письма служат основным средством управленческой коммуникации.
4.5.3.2. По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).
4.5.3.3. Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией руководителя организации либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но не более месяца.
4.5.3.4. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя организации (требования к текстам документов приведены в приложении N 4 к настоящей Инструкции).
4.5.3.5. Текст письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части формулируются выводы, просьбы, решения, предложения.
4.5.3.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: "Управление протокола предлагает ...", "Министерство считает ...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу ...", "Направляю ...".
4.5.3.7. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 шрифтом N 14 (шрифт N 13 не допускается). При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа (первая страница не нумеруется).
4.5.3.8. Как правило, письма начинаются с обращения к адресату. Обращение размещается по центру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочными интервалами, а от текста - одним дополнительным интервалом и заканчивается восклицательным знаком.
Например:
Уважаемый Алексей Иванович!
При обращении к лицу - представителю иностранного государства употребляют слово "господин".
Например:
Господин Инь Чу Саунь!
4.5.3.9. Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие от других видов документов.