5.13. Организация оперативного хранения документов
5.13.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений организаций и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
5.13.2. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
5.13.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа.
5.13.4. Дела из ведомственного архива выдаются работникам организаций для работы под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение организации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца.
Сторонним организациям дела и копии документов выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
5.13.5. Через два года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.13.6. В каждом структурном подразделении организации описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями организации, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит служба делопроизводства организации и по которой она сдает дела в ведомственный архив с последующей передачей их в Государственный архив области.
5.13.7. Сводные описи дел организаций составляются в четырех экземплярах по установленной форме (приложение N 10 к настоящей Инструкции). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК организации и после рассмотрения ЭПМК утверждается руководителем организации.