5.11. Составление номенклатуры дел
5.11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организациях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организациях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
5.11.3. Номенклатура дел составляется каждой организацией (приложение N 9 к настоящей Инструкции).
Номенклатура дел организации составляется отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем организации.
5.11.4. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации, подписывается начальником управления аппарата, лицом, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее - ЭК), экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего структурного подразделения министерства культуры и национальной политики области (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК структурного подразделения министерства культуры и национальной политики области не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было существенных изменений функций и структуры организации.
5.11.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения организаций получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе регистрации и сопровождения правовых актов управления аппарата, второй - находится в ведомственном архиве, третий - направляется в Государственный архив Амурской области, четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений организаций.
5.11.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.11.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
5.11.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы организаций.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.