5.4. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции
5.4.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора области и Правительства области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота и нарочными.
(в ред. постановления губернатора Амурской области от 23.11.2022 N 235)
5.4.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе по обеспечению деятельности.
5.4.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", и обращений граждан, вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в отделе по обеспечению деятельности, второй - направляется отправителю документа.
5.4.4. Конверты подлежат хранению в течение 3 месяцев, а затем уничтожаются.
5.4.5. Конверты с пометкой "лично" и обращения граждан записываются в журнал учета и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
5.4.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
5.4.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляются в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
5.4.8. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции.
Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства организаций, передаются руководителю организации или его заместителям, остальные - непосредственно в организации.
Секретари руководителей организаций обязаны получать в отделе по обеспечению деятельности предназначенные для их руководителей зарегистрированные документы не реже двух раз в течение рабочего дня, а срочные - немедленно после получения от ответственного работника управления аппарата информации об их поступлении.