5.7. Организация поисковой системы по документам
5.7.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.
5.7.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации;
фамилия автора или корреспондента;
дата и регистрационный номер документа;
исходящий номер и дата;
краткое содержание документа;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.
5.7.3. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки.
5.7.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.