56. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение начальником архивного отдела, либо уполномоченным должностным лицом, зарегистрированного запроса и прилагаемых к нему документов (при наличии).
Начальник архивного отдела, либо уполномоченное должностное лицо, в течение одного рабочего дня со дня регистрации запроса рассматривает его и выносит резолюцию с указанием специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги по данному запросу.
57. Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги:
1) устанавливает предмет обращения заявителя;
2) устанавливает принадлежность заявителя к кругу лиц, имеющих право на получение муниципальной услуги;
3) устанавливает наличие полномочий архивного отдела по рассмотрению обращения заявителя.
58. При наличии основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного пунктом 27 настоящего регламента, специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит проект уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указываются основания для отказа. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается начальником архивного отдела, либо уполномоченным должностным лицом, регистрируется в соответствии с установленными правилами делопроизводства.
59. В случае если предоставление муниципальной услуги входит в полномочия архивного отдела и отсутствует определенное пунктом 27 настоящего регламента основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги, специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги осуществляет анализ тематики поступивших документов с использованием архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. При этом определяется:
1) точное или возможное местонахождение архивных документов, наличие в архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
2) степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для его исполнения;
3) адреса конкретных архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций автономного округа, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
60. В случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного запроса специалист архивного отдела по телефону или письменно информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить запрос необходимыми для его исполнения сведениями.
61. На основании анализа тематики поступившего запроса специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит проект письма о направлении запроса на рассмотрение по принадлежности в архив, орган, организацию, имеющие или предположительно имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, и передает его с приложением запроса на подпись начальнику архивного отдела, либо уполномоченному должностному лицу.
В случае если запрос требует рассмотрения несколькими архивами, органами, организациями, то в соответствующие архивы, органы, организации направляются письма с приложением копии запроса. Начальник архивного отдела подписывает информационное письмо о направлении запроса на рассмотрение по принадлежности в архив, орган, организацию и передает специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги регистрирует и направляет письмо со всеми приложениями в соответствующий архив, орган, организацию.