2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1. Местонахождение Комитета и почтовый адрес для направления документов и заявлений по вопросам исполнения государственной функции: Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 576-54-02, факс (812) 576-64-83, e-mail: karchiv@ak.gov.spb.ru.
Электронный адрес для направления в Комитет электронных сообщений по вопросам исполнения государственной функции: karchiv@ak.gov.spb.ru.
График работы Комитета, в том числе отдела формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга (далее - отдел комплектования) Комитета, исполняющего государственную функцию: понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье - выходные дни. В предпраздничные дни продолжительность времени работы Комитета сокращается на один час.
2.1.2. Телефоны отдела комплектования Комитета для получения информации об исполнении государственной функции: (812) 576-54-13, (812) 576-54-14.
2.1.3. Информация о Комитете размещается на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга по адресу www.gov.spb.ru, в разделе Комитета.
2.1.4. Порядок получения информации по вопросам исполнения государственной функции доводится до сведения заинтересованных лиц (далее - заявители) по их письменным и устным обращениям, а также обращениям, поступившим в форме электронного документа.
2.1.4.1. В обращении, поступившем в Комитет в письменном виде и в произвольной форме, указываются: наименование обратившейся организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, суть обращения, подпись руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, дата. В случае необходимости в подтверждение изложенных в письменном обращении фактов заявитель прилагает к нему документы или их копии.
В обращении, поступившем в Комитет в форме электронного документа, указываются: наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа; почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменном виде, суть обращения. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы или их заверенные копии в электронной форме.
При информировании заявителей по письменным обращениям должностное лицо Комитета обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления или по электронной почте в форме электронного документа в адрес заявителя.
Все письменные обращения рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента их поступления.
2.1.4.2. По устным обращениям заявителей, поступившим в Комитет по номерам телефонов, указанным в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента, предоставляется следующая информация, связанная с исполнением государственной функции:
о графике работы Комитета и отдела комплектования;
о сроках проведения проверки;
о перечне документов, представление которых является обязательным при проведении проверки;
о решениях, принимаемых по результатам проведенных проверок;
об основных требованиях к составлению нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства и архивного дела в организации;
о приеме представителей организаций в Комитете и отделе комплектования;
иная информация об исполнении государственной функции.
При устных обращениях должностное лицо Комитета подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует обратившихся по интересующим их вопросам.
Ответ на устное обращение должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего обращение.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Комитета, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы Комитета);
при информировании посредством личного обращения должностное лицо Комитета обязано принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета.
2.1.4.3. Информация о порядке исполнения государственной функции, в том числе полная версия Административного регламента, размещена в подсистеме "Портал "Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге" Межведомственной автоматизированной информационной системы предоставления в Санкт-Петербурге государственных и муниципальных услуг в электронном виде (www.gu.spb.ru).
2.2. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для исполнения государственной функции:
- выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или уставные документы организации, подтверждающие статус юридического лица как действующего (в случае правопреемственности организации - документы подтверждающие правопреемственность);
- документы, регламентирующие организацию делопроизводства (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.);
- учетные документы архива организации (дело фонда, паспорт архива, описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты приема-передачи документов и др.).