4.1. Начальным этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования документального фонда администрации Волгограда, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для постоянного хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве структурных подразделений при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на хранение в общий отдел аппарата главы Волгограда (далее - общий отдел аппарата).
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях ежегодно работниками структурных подразделений при методической помощи ответственного работника общего отдела аппарата. Результаты экспертизы ценности согласовываются экспертной комиссией администрации Волгограда (далее - ЭК), создаваемой распоряжением администрации Волгограда.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
ЭК является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого постановлением администрации Волгограда.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в общий отдел аппарата,
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
отбор документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурного подразделения: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, составленному по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.