7.1. Основными формами работы с документальным фондом администрации Волгограда являются:
исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;
выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений.
7.2. Исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера, осуществляется в форме выдачи справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда или отказа в предоставлении справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, настоящим Положением.
Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:
фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, сведения о почтовом адресе заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона (при наличии);
суть запроса;
личная подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
дата обращения.
Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с даты регистрации запроса.
7.3. Выдача документов из документального фонда администрации Волгограда работникам структурных подразделений осуществляется на основании письменного разрешения начальника общего отдела аппарата.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
Документы выдаются после регистрации в журнале выдачи дел, где указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
7.4. Изъятие документов из дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу допускается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и проводится с разрешения руководителя аппарата главы Волгограда с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.