5.1. Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в общий отдел аппарата проводится по описям дел, составленным в структурных подразделениях.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
5.2. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на хранение, по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления описей дел администрации Волгограда, составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в общий отдел аппарата, а второй остается в качестве контрольного экземпляра.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
Перед внесением заголовков дел в опись дел структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел администрации Волгограда.
При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
5.3. Прием-передача дел в общий отдел аппарата производится ответственным работником общего отдела аппарата в присутствии ответственного работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в общий отдел аппарата дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного работника общего отдела аппарата, и лица, передавшего дела.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
При передаче документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в общий отдел аппарата проводится проверка наличия, состояния документов (дел) в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи ответственного работника общего отдела аппарата, принявшего дела, и ответственного работника структурного подразделения, передавшего дела.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные работники структурных подразделений обязаны устранить.