4.1. Формирование портфеля проектов осуществляется ежегодно в период с 15 июля по 1 ноября и включает: идентификацию, оценку компонентов портфеля проектов, расстановку приоритетов, оптимизацию, балансировку и авторизацию портфеля проектов.
4.2. В соответствии с утвержденной ведомственной стратегической картой ведомственный проектный офис проводит идентификацию компонентов проектов: первичный сбор и отбор предложений по проектам от структурных подразделений, сотрудников ИОГВ, а также сбор данных по текущим проектам, реализуемых ИОГВ, формируя реестр всех потенциальных компонентов портфеля проектов.
4.3. Ежегодно в срок не позднее 1 августа в каждом ИОГВ определяются и оцениваются потенциальные компоненты портфеля проектов в соответствии с критериями (приложение N 2 к настоящему Положению), проводится приоритизация, оптимизация, балансировка компонентов проектов.
4.3.1. Региональные проекты не участвуют в оценке потенциальных компонентов портфеля проектов, являются обязательными к реализации и имеют наивысший приоритет, на их реализацию ресурсы направляются в приоритетном порядке.
4.3.2. Расстановка приоритетов, оптимизация, балансировка компонентов портфеля проектов проводится на заседании Проектного комитета.
4.3.3. На основе результатов оценки потенциальных компонентов портфеля проектов члены Проектного комитета проводят приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 3 к настоящему Положению), выбирая компоненты портфеля с наибольшим потенциалом к достижению стратегических целей ИОГВ.
4.3.4. В результате балансировки портфеля проектов Проектный комитет определяет:
- список одобренных компонентов портфеля;
- обновленный список утвержденных, приостановленных и исключенных компонентов: включает в себя все перечисленные компоненты с определением их текущего статуса. Кроме них в список включаются также компоненты, по которым существует экспертная рекомендация относительно утверждения, приостановления или исключения;
- полный состав портфеля проектов.
4.4. Ежегодно, в срок не позднее 15 октября, по результатам балансировки портфеля проектов ведомственным проектным офисом подготавливается и согласовывается с куратором портфеля проектов, руководителем портфеля проектов, руководителями компонентов портфеля проектов и региональным проектным офисом паспорт портфеля проектов по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению.
4.5. Ежегодно, в срок не позднее 28 декабря, осуществляется авторизация портфеля проектов на заседании Совета.
4.6. Куратор портфеля проектов представляет паспорт портфеля проектов ИОГВ: состав текущего портфеля проектов, распределение ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, предлагаемыми к утверждению и реализации в следующем календарном году.
4.7. По результатам рассмотрения паспорта портфеля проектов ИОГВ Совет принимает одно из следующих решений: