5.1. Ведомственный проектный офис осуществляет подготовку совещаний при кураторе и руководителе портфеля проектов, информирует руководителя портфеля проектов по вопросам, связанным с управлением портфелем проектов, организует процесс документооборота портфеля проектов, выполняет иные действия по поручению куратора и руководителя портфеля проектов.
5.2. В целях организации мониторинга и контроля портфеля проектов:
5.2.1. Ведомственный проектный офис осуществляет оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля проектов и обеспечение корректирующих действий, ежемесячно информируя руководителя портфеля проекта о статусе портфеля проектов.
5.2.2. Ведомственный проектный офис 2 раза в год, не позднее 1 сентября и 1 марта, осуществляет сбор информации, ее анализ о достижении целевых показателей компонентов портфеля проектов, готовит отчет и представляет его руководителю и куратору портфеля проектов по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.
5.2.3. Руководитель портфеля проектов 2 раза в год, не позднее 1 октября и 1 апреля, представляет отчет о реализации портфеля проектов на заседании Совета. Отчет включает сведения о достижении целей, соблюдении ограничений, достижении целевых показателей портфеля проектов и программ.
5.2.4. По результатам рассмотрения отчета о реализации портфеля проектов Совет принимает одно из следующих решений:
- принять отчет;
- принять отчет, рекомендовать провести приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов;
- отклонить отчет, рекомендовать устранить замечания и повторно представить отчет в указанные сроки.
5.3. Региональный проектный офис осуществляет общий мониторинг реализации портфелей проектов, оказывает методическую помощь руководителям портфелей проектов, участникам проектной деятельности, на основании полученной в ходе мониторинга портфелей проектов информации готовит предложения по оптимизации проектной деятельности, изменению портфелей проектов и входящих в них компонентов, периодически, но не реже 1 раза в год, представляет Совету отчет о текущем статусе реализации портфелей проектов, включающий в себя информацию о количестве и прогрессе реализации компонентов портфелей проектов, достижении показателей портфелей проектов и стратегических целей.
5.4. В случае необходимости внесения изменений в паспорт портфеля проектов ИОГВ ведомственный проектный офис формирует ведомость изменений портфеля проектов по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению, которая подписывается руководителем портфеля проектов и утверждается Куратором портфеля проектов.
5.5. В соответствии с утвержденной ведомостью изменений портфеля проектов ведомственный проектный офис формирует актуальный паспорт портфеля проектов ИОГВ. Руководитель портфеля проектов представляет актуализированный паспорт портфеля проектов ИОГВ на Совете.
5.6. По результатам рассмотрения актуализированного паспорта портфеля проектов ИОГВ Совет принимает одно из следующих решений:
- об утверждении изменений паспорта портфеля проектов ИОГВ;