10.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
10.2.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях органов исполнительной власти Краснодарского края.
(в ред. Постановления Губернатора Краснодарского края от 15.05.2023 N 271)
10.2.3. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Дела со дня их заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти Краснодарского края или до выделения их к уничтожению хранятся по месту их формирования.
(в ред. Постановления Губернатора Краснодарского края от 15.05.2023 N 271)
После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 10 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.
10.2.4. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие основные правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
в дело включаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года (исключения составляют переходящие дела, личные дела);
документы постоянного и временных (свыше 10 лет, до 10 лет) сроков хранения группируются в дела раздельно;