7.5.1. Ответственность за составление и оформление, согласование документа возлагается на ответственного исполнителя документа.
До представления документа на подпись руководителю исполнитель проверяет правильность оформления, адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, заявки на рассылку.
7.5.2. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, передаются на регистрацию.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется службой делопроизводства или работниками приемной должностного лица, подписавшего документ.
Регистрация исходящих документов осуществляется, как правило, в день подписания (утверждения). Если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время, то они регистрируются на следующий рабочий день.
7.5.3. Датой документа является дата подписания (утверждения) документа.
7.5.4. При регистрации исходящего документа в ЕМСЭД в РК документа вносятся следующие сведения:
индекс дела по номенклатуре дел (проставляется автоматически);
регистрационный номер документа (проставляется автоматически);
дата документа;
доступ (гриф ограничения доступа к документу);
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
содержание (заголовок к тексту);
состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений, например: 4/1 + 3);